الطرق الأمثل لإستثمار وقتك و زيادة انتاجيتك

 

إدارة الوقت :

هي تنظيم الوقت خلال اليوم, وتوزيع ساعاته بناءً على النشاطات التي يقوم بها الإنسان, عن طريق تحديد وقت مناسب لكل نشاط. وتعد إدارة الوقت وسيلة مستخدمة في العديد من المجالات,ولقد ارتبط مفهومها بشكل مباشر, سواء الذاتية وهي تنظيم الفرد وقته بنفسه ,وبالمهام الإدارية المكونة للمنشآت كالشركات أو المؤسسات, لذلك تعد إدارة الوقت هي الوسيلة الأولى في تدارك ضياعه؛لأنه سريع المرور, وما مضى منه لا توجد طريقة لإعادته أو تعويضه.

 

ما هي أهم الأسس التي يتم من خلالها تنظيم الوقت؟

عملية تنظيم الوقت في حد ذاتها ليست عملية عشوائية , ولا تعتبر مجرد  جدول متجمد تقوم فيه بوضع المهام التي لا بد لك من إنجازها بشكل يومي , لذلك لأنه يوجد قواعد عامة في هذه العملية , هذه القواعد تتيح لكل الأفراد أن يحصلوا على وقت للراحة كما أنها تقوم بتحديد المهام على حسب أهميتها وأولوياتها , وإتباع هذه القواعد في عملية تنظيم الوقت من شأنها العمل على جعل الفكرة مجدية ويجعل الفرد يشعر بنتائجها بسرعة وتقلل من الشعور بالملل الناتج عن الروتين اليومي للمهام , وفي النقاط التالية سوف نتحدث عن أهم الأسس التي يجب أن تتم مراعاتها في عملية تنظيم الوقت.

• لا بد من جعل الأهداف واضحة أمام عينك :

في البداية لا بد أن تسأل نفسك لماذا تقوم بتنظيم وقتك ؟ هل أنت متعدد المهام وتحتاج إلى عملية تنظيمية تجعل الأمور أسهل ؟ أم أن لديك العديد من الأهداف المرتبطة بالوقت لذلك عليك أن تمتلك مقياساً يحدد الخطوات التي  قمت بتحقيقها والخطوات التي لم تتحقق بعد ؟

 

 

 

خطوات إدارة الوقت:

حتى يدار الوقت بكفاءة ويحقق المطلوب منه ويستفاد من كل دقيقة فيه , يجب ادراكه بشكل كلي وإدارة الوقت.

 

• تحديد خطة يومية:

وذلك عن طريق كتابة خطة يومية لما سوف تبدأ بالقيام به منذ الصباح حتى نهاية اليوم , وتكمن أهمية هذه الخطة في أنها سوف تعطيك لمحة عن كيف سيكون يومك , من أجل تحقيق توازن في الوقت يجب تحديد أوقات النوم والراحة.

 

• تحديد وقت زمني لكل مهمة:

يجب توضيح الوقت الذي يلزم من أجل إتمام المهام التي تم تحديدها , مع الحرص على إتمامها في وقتها.

 

• مكافئة النفس:

ينبغي أن يكافئ المرء نفسه على أي إنجاز يقوم به على أكمل وجه , وذلك من أجل تحفيز النفس على الالتزام بباقي الخطة اليومية.

 

• استعمال التقويم الشخصي:

يستعمل التقويم الشخصي من أجل متابعة الأنشطة اليومية التي من الممكن تسجيلها على دفتر الملاحظات , أو على الهاتف المحمول , أو على البريد الإلكتروني , مما ينظم الوقت.

 

• تسجيل قائمة أهداف طويلة:

تكمن أهمية تسجيل قائمة أهداف طويلة في أنها تساعد علي تنظيم المشاريع ، والخطط اليومية

 

• تحديد موعد نهائي للقيام بالمهام:

من الأمور المهمة تحديد وقت نهائي للقيام بالأعمال لتوضيح متى يجب الانتهاء من المهمة التي ينبغي القيام بها ، وتكون بطرية منظمة ومرتبة.

 

 

 

• الجدية في أداء الواجبات:

ينبغي تحديد الوقت المناسب الذي يجب فيه قول “لا” , لتجنب أي خلل في الخطة اليومية التي يتم وضعها في الصباح , لأنه من الممكن مواجهة إغراءات تمنع القيام بالأنشطة المهمة في الوقت المحدد.

 

 

• وجود ساعة بالقرب منك طوال اليوم:

الحرص على وجود ساعة قبل القيام بأي مهمة , لأنه من الممكن أن يكون الشخص مشغولاً أو ينسى الوقت , فوجود ساعة يساعد على معرفة الوقت المحدد.

 

• التركيز:

ويقصد هنا الابتعاد عن كل ما يشتت التركيز فمثلاً يتم إغلاق جميع شبكات التواصل الاجتماعي من أجل الحصول على التركيز أثناء القيام بالمهام.

 

 

 

• تجنب الانتباه إلى التفاصيل الغير مهمة:

عند القيام بأي مهمة يجب تجاهل أي تفصيل غير مهم حتى لا يضعف الحماس والاستمرار في القيام بالمهام الأخرى.

 

• تحديد الأولويات:

ليس بقدرة أحد القيام بالمهام جميعها فيجب تحديد المهام ذات الأولوية , مع أهمية القيام بها , ووضع جدول خاص للمهمات والأنشطة التي ينوي المرء القيام بها خلال فترة معينة مثلاً خلال أسبوع وتصنيفها حسب أهميتها (أمور عاجلة , أو مهمة , أو ليست مهمة).

 

• التخفيف من الملهيات التي تتسبب بضياع الوقت :

إن تصفح مواقع التواصل الاجتماعي من الأمور التي تسبب ضياع الوقت بسرعة , ومن الممكن تحديد الوقت من أجل متابعة الأمور.

 

 

نصائح لتنظيم الوقت:

• الحرص على ترك وقت بين كل مهمة ,وذلك عن طريق ترك فاصل بحوالي عشر دقائق من أجل التجهز للقيام بالمهمة التالية.
• تحديد الوقت الذي يكون فيه الفرد أكثر إنتاجية أما في فترة الصباح أو المساء.
• تحديد وقت من أجل الدراسة في حال كان طالباً من أجل القيام بالواجبات المدرسية.
• الحرص على الحصول على قسط كافٍ من الراحة أي ما يقارب ثماني ساعات , وحتى في حالة عدم الانتهاء من القيام بجميع المهام تؤجل لليوم التالي.
• تحديد مندوب أي شخص بديل للقيام ببعض الأمور التي يصعب القيام بها ,من أجل التركيز على المهام الأخرى.
• القيام بالأنشطة المتشابهة معاً وترتيب المهام من أجل القيام بها في نفس الوقت.
• وضع المنبه على الهاتف المحمول قبل انتهاء وقت المهمة بربع ساعة.
• تحديد أوقات القيام بالأنشطة مثل ممارسة التمارين الرياضية , أو قراءة الكتب , أو إنجاز أي هواية مفضلة.

 

                                             **تم بحمد الله**