10 خصائص تعود لمجال السكرتارية

السكرتارية

• مقدمة:
• إن وظيفة السكرتارية تعتبر من الوظائف الإدارية المهمة في بيئة العمل، ويعود ظهور هذه الوظيفة إلى الثورة الصناعية في أوروبا، فيهتم الأفراد الذين يعملون في مجال السكرتارية في حفظ كافة المعلومات السرية، مع التميز بالأمانة، والمصداقية في العمل، والقدرة على القراءة، والكتابة كشرط أساسي من شروط الحصول على هذه الوظيفة.

• فما هي السكرتارية؟؟..

• تعرف باللغة الإنجليزية بمصطلح (Secretary)، هي مجموعة من الأعمال التي تهدف إلى توفير المساعدة الإدارية داخل المنشأة، وتعرف أيضاً بأنها الوظيفة التي تسعى إلى تزويد الإدارة بكافة المعلومات، والبيانات التي تساهم في دعم بيئة العمل، من أجل توفير الوقت، والجهد وتخفيف الأعباء المتراكمة، والمرتبطة بالوظائف الروتينية.

 

• أما اسم سكرتارية فهو معربٌ من الكلمة الأصلية Secretary، والتي تم اشتقاقها من مصطلح Secret، ومعناها السر، للإشارة إلى أهمية هذه الوظيفة، حيث تكون مسؤولة عن متابعة كافة الأوراق، والمستندات، والوثائق المرتبطة بالعمل قبل وصولها إلى المدير، أو المسؤول عن الإدارة، ومع التطور الزمني صار من الضروري وجود وظيفة السكرتارية في أغلب منشآت العمل، مثل: المؤسسات، والشركات، والعيادات الطبية، ومكاتب المحاماة، وغيرها.

 

• فما الأهمية التي تعود من السكرتارية :

مع ظهور التقنيات، والأجهزة الإلكترونية الحديثة، وخصوصاً جهاز الحاسوب ساهم بتطوير قطاع عمل السكرتارية بشكل واضح، مما أدى إلى زيادة أهميتها كواحد من المفاهيم الإدارية المهمة.

• نكمن أهمية السكرتارية في :

1. التقليل من نسبة الضغط في العمل، وخصوصاً على المدراء، ورؤساء الأقسام من خلال التعاون معهم.
2. تنسيق كافة أنواع الأعمال، من تحضير للاجتماعات، والنقاشات، وغيرها.
3. توفير كافة المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.
4. تدقيق الوثائق، والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رسمياً.
5. تأمين وسائل الاتصال بين المدراء، والمحيط الخارجي، والعكس.
6. تفعيل التنسيق بين المدراء والأعمال المرتبطة بهم.
7. أمين التواصل الفعال بين الإدارة والجهات الأخرى داخل الشركة وخارجها.
8. جمع كافة البيانات و المعلومات للمدراء حتى يتمكنوا من اتخاذ القرار بشكل سليم .
9. حفظ أسرار مكتب العمل و عدم التحدث بها مع أحد مهما كان الأمر .
10. القيام بالأعمال المكتبية الروتينية .

• هل يمكن لأي شخص ان ينجح في مجال السكرتارية؟؟.

• بالتأكيد ,ولكن يجب ان تكون له الخصائص التالية وهي خصائص السكرتارية:

1. الالتزام بالصدق في التعامل، ويعد من أهم خصائص السكرتارية.
2. حسن التصرف، واللباقة في التعامل.
3. القدرة على استخدام اللغة المناسبة في التعبير عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح.
4. التميز بالذكاء، وسرعة البديهة أثناء العمل.
5. التميز بالصبر، وتحمل ضغوط العمل.
6. الحرص على ترتيب، وتنسيق كافة المهام اليومية.
7. التميز بالنشاط، والاستعداد للعمل فور بداية الدوام الرسمي.
8. احترام كافة الأفراد، وعدم التقليل من شأنهم.
9. الثقة بالنفسو عدم التردد أو الخجل من التعامل مع الآخرين .
10. القدرة على التواصل مع الآخرين عبر مختلف الوسائل سواء ان كانت التقليدية أو الحديثة .

• ما هي وظائف السكرتارية ؟؟..

• وظائف السكرتارية هي :

1. متابعة البريد، أي الاهتمام بالحصول على البريد الوارد بشكل يومي، مع إرسال البريد الصادر عندما يكون جاهزاً في الوقت المحدد لذلك.
2. استقبال الناس، أي الحرص على تنظيم المواعيد، والتعامل مع الناس وفقاً لجدول منظم يسمح لهم بزيارة الطبيب، أو المدير، أو المسؤول عن العمل.
3. استخدام الأجهزة المكتبية، أي الحرص على تطبيق كافة العمليات، والوظائف الإدارية بالاعتماد على الأجهزة الإلكترونية، والتي تدعم تطبيقها بشكل دقيق، وصحيح.
4. إعداد كافة التقارير، والنماذج المرتبطة بالموظفين، والعملاء داخل منشأة العمل.
5. العمل على متابعة الاتصالات الهاتفية
6. تجهيز وإعداد المراسلات
7. الاهتمام بتنظيم مواعيد زيارات واتصالات المدير.

 

• ما هي أنواع السكرتارية؟؟.

• يُقسّم العمل في السكرتارية إلى أنواع وهي:

1. السكرتارية الخاصة: هي نوع من أنواع السكرتارية التي تتميز بمواصفات معينة يتمُّ تحديدها من قبل المدير؛ إذ يختار موظفاً أو أكثر للعمل في السكرتارية الخاصة في الإدارة للقيام بمجموعة من الأعمال ومنها:

• استقبال كافة الزوار الذين يأتون لزيارة الإدارة.
• حفظ الوثائق والأوراق الخاصة بالإدارة في ملفات.
• مساعدة المدير على ترتيب الاجتماعات أو رحلات السفر.
• تنظيم المواعيد الخاصة في المدير.

2. السكرتارية المتخصّصة: هي السكرتارية التي تعتمد على القيام بوظيفة أو مهمة متخصصة ضمن مجال ما، مثل السكرتير القانوني، أو السكرتير الاقتصادي، أو السكرتير الفني، أو غيرها من المجالات الأخرى، والآتي مجموعة من أهم الأعمال المرتبطة في السكرتارية المتخصصة:

• دراسة ما تقدّمه الإدارة من معلومات أو وثائق ضمن اختصاص السكرتير؛ من أجل تقديم رأي بها أو إعداد خلاصة مناسبة عنها.
• حضور الاجتماعات مع المدير ضمن مجال الاختصاص؛ حتى يتمّ تقديم النصيحة والمعلومات اللازمة.
• متابعة الأبحاث والتقارير ضمن مجال الاختصاص، وتقديمها للإدارة عند الحاجة لها.
• حفظ وتوثيق وترتيب الملفات، والمستندات الخاصة في طبيعة العمل المتخصص.

 

• الخلاصة:

• للسكرتيرة أهمية كبيرة في المنشأة و الشركة، وبدونها لا يستطيع الرئيس أو المدير أن ينجز أي عمل، و بالإضافة إلى ذلك في غياب السكرتيرة تكون أعمال الرئيس و مواعيده غير منظمة. و على السكرتيرة أن تتصف بصفات حسنة و تتميز بمهارات معينة حتى تستطيع إنجاز أعمالها بسهولة وكفاءة، فالسكرتير هو الشخص الذي يتم اختياره بصفات معينة ليعاون الرئيس في إنجاز أعماله المتعلقة بالعمل والشخصية أحيانا بكفاءة وفاعلية. و السكرتارية المتخصصة قد تكون طبية أو قانونية أو تعليمية أو إحصائية أو فنية .. الخ. وكل سكرتيرة في أي مجال لابد وأن تكون على دراية بمعلومات عامة تخص المجال الذي تعمل فيه.